– à destination des référents, Témoins et/ou Invités –
Vous avez été désigné.e référent.e de confiance pour nous communiquer à terme toutes les animations et surprises prévues le jour du mariage.
L’objectif de ce document est de bien les préparer ensemble.
Tant que nous sommes bien prévenus à l’avance, nous pouvons gérer tous les types d’animations : discours, vidéo, Powerpoint, chanson avec version Karaoké, flashmob, instrument à brancher…
Si nous prenons connaissance d’une animation en dernière minute, ceci risque de générer des moments de flottement, du retard dans le planning prévu, et décalera inexorablement l’heure de début de la soirée dansante.
En amont, vous devez être briefé.e.s clairement sur ce que les marié.e.s veulent ou non en termes de surprises (certain.e.s marié.e.s ne veulent pas du tout de vidéo par exemple), et vous devrez le plus possible faire le tour de tous les invités, famille comme ami-e-s, afin d’éviter une surprise venant d’une personne isolée, et donc non prévue dans le planning.
Le jour J, vous serez précieux.ses pour contribuer au respect du planning, en poussant les invités à passer à la cérémonie ou table par exemple et ne pas perdre du temps inutilement.
Vous permettrez aussi de faire le lien avec les personnes concernées pour le démarrage de chaque animation, car nous ne connaitrons pas tout le monde !
Vous pourrez même annoncer ces animations au micro si vous le souhaitez.
NB 1 : Les Américains ont un référent animateur qu’ils appellent le TOAST MASTER, c’est une super idée pour créer du liant et personnaliser les interventions. Un référent à l’aise au micro sera alors préférable ;).
NB 2 : De manière générale, chez Dance Police, nous ne prenons jamais la parole au micro le jour J ; mais aucun problème pour le faire s’il n’y a pas d’autre option.
NB 3 : Pourquoi pas choisir une chanson récurrente (ou « Running Song ») pour identifier le moment des animations avec un jingle ?
MATERIEL et MOYENS que nous mettons disposition :
- 1 ou 2 micros sans fil
- Matériel pour la projection vidéo (projecteur + écran) qui sera en général monté juste avant l’animation concernée.
- Possibilité d’avoir une télécommande pour les diaporamas.
- Possibilité de brancher un instrument (guitare, piano…)
- Possibilité de vous faire une version instrumentale à partir d’une chanson originale
Nous pouvons aussi, si vous le souhaitez, vous louer sur demande un piano numérique et une guitare électroacoustique.
Au regard de notre expérience, voici quelques conseils :
- Évitez d’avoir trop d’animations prévues.
- Le cas échéant, reportez-en certaines au cocktail (discours simple par exemple), notamment en fin de cocktail, car cela permet d’annoncer le passage à table dans la foulée.
- Une bonne animation est une animation COURTE. Évitez les discours de plus de 5min, et les vidéos ou Powerpoints interminables.
- Essayez de connaître la durée des animations pour le planning, sachant que c’est toujours plus long le jour J (stress, attendre que tout le monde soit là, …)
Une fois que vous avez une idée précise des animations prévues, Il suffit de les intégrer via la plateforme dans le planning saisi par les marié.e.s :
- Pour cela, utiliser les boutons ‘ajouter une intervention’ dans le moment concerné de la journée, vous pouvez même préciser une heure pour plus de compréhension.
Le bouton “+” sur la droite de chaque intervention ajoutée permet de mettre un lien, et en cliquant sur le pictogramme feuille à droite, vous pouvez même joindre un fichier (<300mo) associé juste à cette intervention.
- L’ajout d’un fichier pour un moment de la journée peut aussi se faire avec l’onglet “téléchargement”.
IMPORTANT : évidemment les marié.e.s NE VOIENT PAS ce que vous saisissez, mais nous oui !
Quelques conseils spécifiques à propos des VIDEOS :
- Nous fournissons l’écran et le projecteur pour passer vos vidéos, ce qui permet notamment au son d’être repris dans notre système de sonorisation.
- Vous pouvez déposer des fichiers vidéos sur l’interface s’ils sont inférieurs à 300 Mo. Sinon, indiquez-nous le lien de Wetransfer ou autre.
Note pour des transferts via Google Drive : bien nous autoriser l’accès au moment du partage.
- Toujours prendre les fichiers sur CLE USB le jour J pour assurer.
- Inutile d’exporter le montage vidéo en qualité supérieure à la qualité des vidéos qui sont montées dedans. Le fichier doit faire en général moins de 1 Go, sinon c’est qu’il est inutilement trop volumineux, et cela peut faire ramer à la lecture comme au transfert.
Exemple pour illustrer : il n’y a que des vidéos iPhone dans le montage et l’export est fait en 4K…
- Essayez de laisser un fond noir ou fixe à la fin pour nous permettre de finir proprement la diffusion.
- Attention au volume des différentes musiques du montage, et au volume global ; évitez les saturations.
- Quand la vidéo comporte des interviews de gens, il faut les enregistrer le plus possible au calme. Sans ça, on n’entendra que les gros bruits d’ambiance et non les voix. Si la qualité des interviews est malgré tout moyenne, notre conseil : SOUS -TITRER !
Quelques conseils spécifiques à propos des POWERPOINT :
- Attention aux polices spéciales, ou nous les fournir avec le fichier final afin d’éviter les bugs.
- Nous pouvons mettre à disposition une télécommande sans fil pour que vous puissiez faire défiler sereinement les diapos.
- S’il y a des vidéos ou du son, toujours nous envoyer le dossier complet avec les fichiers inclus dans le fichier.ppt pour que cela fonctionne parfaitement.
- Si au final, votre présentation n’est qu’un diaporama minuté automatiquement qui défile tout seul, faites plutôt un export en format vidéo pour plus de sûreté.
Pour toute question, vous pouvez nous contacter sur la messagerie instantanée, moi Vincent le gérant, ou directement le DJ assigné à la prestation.
Si besoin mail : dancepoliceman@gmail.com / Vincent : 06 76 71 66 20.